De onmisbaarheid van Algemene Voorwaarden

In het handelsverkeer gaan ondernemingen keer op keer relaties aan met klanten en leveranciers. Of het gaat om de aan- of verkoop van een product, dienstverlening over langere tijd of een strategische samenwerking. In alle gevallen gaan de betrokken partijen in hun onderlinge relatie verplichtingen met elkaar aan. Nu kun je deze zaken bij elke transactie contractueel vastleggen, maar veel bedrijven kiezen er voor om ze vast te leggen in Algemene Voorwaarden.

Stel, u bent glazenwasser en spreekt met een klant af dat u er elke maand de ramen komt schoonmaken, waarvoor men elke keer de kosten overmaakt naar uw bankrekening. Op een gegeven moment blijft de betaling van de klant uit. Als u na twee maanden nog u geld niet gezien hebt, is voor u de maat vol en geeft u aan direct uw geld te willen ontvangen. Waarop de klant aangeeft dat men de betaling heeft opgeschort omdat men niet geheel tevreden was over uw diensten.

Bij het ontbreken van afspraken op papier kan in onduidelijkheid bestaan over de geldende voorwaarden voor bijvoorbeeld betaling, beëindiging van de dienstverlening en welke rechten beide partijen hebben als de ander niet aan verplichtingen voldoet.

Met Algemene Voorwaarden geeft u aan welke vaste voorwaarden en regels uw onderneming hanteert bij het aangaan van overeenkomsten. Het hebben van Algemene Voorwaarden is niet verplicht, maar biedt u wel een vangnet om op terug te vallen wanneer dit nodig is.

In het betalingsverkeer tussen bedrijven is het bijvoorbeeld algemeen dat een factuur binnen dertig dagen wordt betaald. Als deze verplichting niet vastligt, kan uw klant zijn handen in onschuld wassen wanneer hij zich hier niet aan houdt. In uw voorwaarden kunt u specifiek benoemen wanneer betaald moet worden en dat de klant voor de kosten van incasso opdraait. Ook kan een bepaalde dienst meestal niet per direct worden opgezegd maar dient een opzegtermijn in acht te worden genomen. Door dit soort bepalingen op papier te zetten kan een hoop narigheid worden voorkomen.

Als u Algemene Voorwaarden hebt, zijn deze automatisch van kracht bij contracten. Enige voorwaarden zijn dat u duidelijk aangeeft dat er Algemene Voorwaarden bestaan en dat deze door de klant ingezien kunnen worden voordat hij een overeenkomst met u aan gaat en dus akkoord gaat met de Algemene Voorwaarden.

Elk bedrijf kan eigen Algemene Voorwaarden opstellen. Veel voorkomende bepalingen gaan over betalingstermijnen, levertijden, offerte's, eigendomsrechten, garantie, aansprakelijkheid en de afwikkeling van geschillen. Behalve dat de klant op de hoogte moet zijn van de voorwaarden, dienen deze ook redelijk te zijn. Wanneer er onredelijk bezwarende eisen aan de wederpartij worden gesteld, zijn deze niet geldig.

Hoewel het meestal afhankelijk is van de bedrijfsactiviteiten wat in de Algemene Voorwaarden geregeld zou moeten worden, zijn er wel voorbeelden te verkrijgen. Bijvoorbeeld bij de Kamer van Koophandel, maar ook veel brancheorganisaties bieden modellen aan die zijn toegespitst op hun sector.

Om te voorkomen dat een klant in een geschil bij de rechter succesvol bezwaar aantekent tegen een bepaling in uw Algemene Voorwaarden, is het verstandig om de voorwaarden te laten opstellen of controleren door een jurist die is in staat om vast te stellen of uw voorwaarden reëel en redelijk zijn.

Om geen twijfel te kunnen laten ontstaan over welke versie van uw Algemene Voorwaarden van toepassing is, is het raadzaam om de voorwaarden te laten registreren bij de Kamer van Koophandel en eventueel bij een notaris.

Veel bedrijven zetten op hun briefpapier dat op alle leveringen de Algemene Voorwaarden van kracht zijn. Er zijn gevallen bekend waarbij rechters bepaalden dat dit niet voldoende is. Voeg daarom bij elke offerte een exemplaar van uw voorwaarden bij en vermeld de voorwaarden bij voorkeur ook op uw website, zodat ze voor iedereen publiekelijk beschikbaar zijn.

Sint Smeding, eigenaar Smeding Concepts, 9 augustus 2007

Stem of voeg dit artikel toe aan:

Reacties op 'De onmisbaarheid van Algemene Voorwaarden'

Bryson zei op vrijdag 13 februari 2015 om 19:44:
Hey, sulbte must be your middle name. Great post!

Plaats uw reactie bij dit artikel