Regels en richtlijnen voor uw correspondentie

Ondernemingen hebben vrijwel dagelijks te maken met zeer uiteenlopende vormen van bedrijfscommunicatie. Denk aan brieven, facturen, offertes, brochures en websites. Hoewel we vaak vooral stilstaan bij de inhoudelijke boodschap en de vormgeving, zijn er een aantal wettelijke eisen waar deze communicatievormen aan moeten voldoen.

KvK-nummer

De eerste eis, tegelijk één die in de praktijk niet altijd consequent wordt gevolgd, is dat op alle uitgaande correspondentie het handelsregisternummer van de Kamer van Koophandel vermeld dient te worden. Dit geldt voor alle rechtspersonen en ondernemingen, behalve verenigingen en stichtingen zonder onderneming.

Dat dit nummer verplicht is op facturen en offerte's is bij de meeste ondernemers wel bekend. Op 1 januari 2006 zijn nieuwe regels geïntroduceerd die voorschrijven dat het registratienummer vermeld moet worden op alle correspondentie, dus ook uitgaande brieven, e-mail en op de bedrijfswebsite. Enkel bij reclame is dit niet nodig.

Wordt uw handelsregisternummer al meegedrukt op uw briefpapier dan gaat dit voor de meeste communicatievormen automatisch goed. Het is wel raadzaam om te controleren of het KvK-nummer wel terug te vinden is op uw websites en of dit een vast onderdeel is van uw e-mailondertekening.

Handelsnamen

Naast het KvK-nummer bent u ook verplicht om de handelsnaam van de onderneming te vermelden, net als de officiële vestigingsplaats van de onderneming. Sinds 1 januari 2006 geldt dit ook voor e-mail en internetsites.

Algemene Voorwaarden

Maakt u gebruik van algemene voorwaarden, dan stelt de wet dat de wederpartij voor het tot stand komen van de overeenkomst op de hoogte moet zijn van deze voorwaarden voordat ze daadwerkelijk van toepassing zijn.

Veel bedrijven kiezen ervoor om op hun briefpapier een regel op te nemen als "op al onze producten en diensten zijn onze Algemene Voorwaarden van toepassing". Het is echter aan te raden, om elke twijfel over uw voorwaarden weg te nemen, standaard een exemplaar van uw algemene voorwaarden mee te zenden bij uw offertes.

Onlangs nog oordeelde een rechter dat algemene voorwaarden ook geldig zijn wanneer ze te raadplegen zijn via een bedrijfswebsite, in een zaak waarin de gedaagde partij beweerde onvoldoende geïnformeerd te zijn m.b.t. deze voorwaarden. Of u zich hiermee voldoende indekt valt niet te garanderen, maar het is hoe dan ook wel een extra stukje service naar uw klanten en relaties.

Facturen

Voor facturen gelden nog een aantal extra bepalingen vanuit de Wet Omzetbelasting.

Een opsomming:

• Uw BTW-identificatienummer (bijvoorbeeld NL001234456B01)
• Het volgnummer van de factuur; facturen moeten doorlopend genummerd zijn, eventueel in meerdere reeksen
• De factuurdatum
• De naam en het adres van uw onderneming
• De naam en het adres van uw klant
• Een omschrijving, het aantal geleverde producten of diensten èn de datum waarop u de producten heeft geleverd of de diensten heeft verleend
• De prijs exclusief BTW
• Het toegepaste BTW-tarief
• Het bedrag van de BTW
• Het totaal te betalen bedrag

Afhankelijk van uw situatie kan de Belastingdienst aanvullende eisen stellen naast deze punten. Informeer hier voor de zekerheid naar of kijk op Belastingdienst.nl.

Ten slotte

Voor de meeste eisen geldt dat er eenvoudig aan kan worden voldaan door de verplichte gegevens mee te nemen in uw briefpapier, documentsjablonen en e-mailhandtekeningen. Besteed aandacht aan deze richtlijnen bij het samenstellen van deze documenten en wijs uw vormgever er tijdig op wanneer bepaalde informatie ontbreekt. Dit kan u een hoop tijd en ergernis besparen.

Sint Smeding, eigenaar Smeding Concepts, 3 september 2007

Stem of voeg dit artikel toe aan:

Reacties op 'Regels en richtlijnen voor uw correspondentie'

Johne229 zei op vrijdag 19 augustus 2016 om 12:06:
The finest sites and blogs and forums centered on literature and learning? dacfbdfcddbd

Plaats uw reactie bij dit artikel